Business Email Cheat Sheet

Zusammenfassung

Das Business Email Cheat Sheet ist eine Art *Spickzettel* mit fertigen Satzbausteinen und Formulierungshilfen für Deine geschäftlichen Emails. Du kannst es dir kostenlos als PDF runterladen.

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Business Emails auf Englisch schreiben

Fast alle meine Kunden, die bei mir Einzeltraining buchen, müssen - meist in ihrem Beruf - Emails auf Englisch verfassen. Das wird oft als schwierig empfunden, reicht doch das sog. Schulenglisch dafür meistens nicht wirklich aus. Eine Business Email soll immerhin sprachlich richtig und auf einem guten Niveau klar und dabei gleichzeitlich freundlich den Inhalt rüberbringen.

Baukasten und fertige Phrasen für Business Emails

Zum Glück sind gerade Business Emails hervorragend dafür geeignet, dass man sich fertiger Sätze und Formulierungen bedient und die Email quasi wie mit einem Baukastensystem zusammenbaut. Du brauchst hier wirklich das Rad nicht neu erfinden. Gerade mit den Standardphrasen wird dein Gegenüber am meisten anfangen können, sind eure Kommunikationspartner doch oft selbst keine Muttersprachler.

Der gute Ton

Der Ton macht die Musik. Die Gepflogenheiten im englischsprachigen Raum unterscheiden sich durchaus von denen in Deutschland. Grundsätzlich gilt: Je mehr Wörter benutzt werden, umso diplomatischer ist der Satz. Führe Dir dazu folgende Beispiele vor Augen (aufsteigend diplomatischer):

  1. Send the specifications.
  2. Please send the specifications as soon as you can.
  3. Would it be possible for you to send the specifications at your earliest convenience?

Dir ist bestimmt aufgefallen, dass der letzte Satz eigentlich kein Aussagesatz, sondern eine Frage ist. Das ist im Englischen ganz typisch und bedeutet auch nicht, dass Dein Anliegen damit weniger klar wäre. Es bedeutet immernoch: “Bitte schick mir die Spezifikationen so schnell es eben geht.”

Die Anrede

Im Englischen duzt man sich ja direkt, sagen mir die Leute. Das ist zsar sprachhistorisch Unsinn, aber was natürlich stimmt ist, dass die Briten wie selbstverständlich Vornamen benutzen, wo man in Deutschland Nachnamen benutzt. Ein Beispiel: Als ich in Birmingham an der Uni war, habe ich natürlich auch meine Professoren beim Vornamen angesprochen, so wie das dort jeder gemacht hat. Im Deutschen wäre sie Professor Rumbold, auf Englisch (in England) einfach Valerie. Das musst Du natürlich in deinen Emails berücksichtigen. Gleichzeitig gilt natürlich im internationalen Kontext: Mach einfach das, was Dein gegenüber auch macht. Spricht er Dich mit dem Nachnamen an, machst Du das einfach auch und Du bist auf der sicheren Seite.

Wie funktioniert das Cheat Sheet?

Lass mich dir kurz erklären, wie Du mit dem Cheat Sheet arbeitest: Es greift die Idee auf, dass sich Emails im Englischen hervorragend dazu eignen, auf eine Art Baukastensystem zurückzugreifen. Auf dem Sheet siehst du verschiedene Spalten. Im Prinzip nimmst du aus jeder Spalte einen Satz.

  1. Wie im Beispiel dargestellt, kommt als erstes die Anrede, in meinem Fall “Dear Tim,”
  2. Danach kommt der erste Satz deiner Email. Such dir dazu aus der ersten Spalte einen passenden Satz heraus, z.B. “It was great connecting with you last week at the trade fair.”
  3. Dann kommt der wichtigste Satz deiner Email, der sog. topic sentence. Hier sagst du worin es in der Email geht, z.B. “I’m writing to confirm the times for our meeting next week.”
  4. Dann nimmst Du aus den anderen Spalten Sätze, wo bzw. wie Du sie brauchst.
  5. Zum Schluss nimmst Du aus der letzten Spalte eine Formulierung und baust einen Satz, um Deine Email abzuschließen, z.B. “Looking forward to meeting you next week.”
  6. Wenn Du fertig bist, schreibst du unten drunter noch “kind regards” und Deine Email ist fertig. (So einfach ist das.)

Auf der Rückseite findest Du eine kleine Wortliste mit einigen der Wörter aus der Tabelle. Außerdem habe ich dir ein paar Beispiele gemacht, wie man das Datum auf Englisch richtig schreibt - da sehe ich immer wieder die übelsten Sachen…

Lies Dir auch einfach mal die Sample-email auf der Rückseite durch. Dann siehst Du, wie Du mit der Tabelle auf der Vorderseite arbeitest. Wenn Du noch weitere Formulierungs brauchst hab ich dir auf der Rückseite auch noch ein paar Sachen zusammengestellt zu den Themen recommendations, complaining unf apologies sowie ein paar Vokabelhinweise. Guck Dir vor allem die Hinweise zu look forward to ganz zum Schluss an. Das machen auch fortgeschrittene Leute immer wieder falsch, weil es für manche etwas gegen die Intuition ist (die wollen nach dem to einen Infinitiv benutzen).

Lass mich gerne wissen, wie Du mit dem Cheat Sheet zurecht kommst, damit ich es immer weiter verbessern kann.